Al trabajar en una agencia de comercio electrónico, realicé un webinar sobre “Cómo crear tu ecommerce exitosamente“. Al webinar le había ido relativamente bien, tuvimos alrededor de 60 registros y 24 asistentes durante la sesión en vivo. Los números estaban dentro de nuestro promedio de asistencia.
Dos semanas de seguimiento después, la gerente de eCommerce de una farmacéutica internacional había pedido informes sobre nuestros servicios.
Los webinars son una excelente manera de posicionar tu marca, generar base de datos, y abrir nuevas oportunidades de negocio.
¿Qué es un webinar?
Webinar es la combinación de las palabras en inglés “web“ y “seminar“. Web hace referencia al carácter en línea de este tipo de sesiones, y seminar significa seminario, una reunión educativa en la que un experto imparte un tema y responde dudas de la audiencia.
Un webinar es una clase en línea que aborda asuntos técnicos sobre un tema en específico. Un experto presenta información y responde las dudas de los asistentes. Además, los participantes pueden aportar sus propias experiencias y participar activamente en la sesión.
Dentro de tu estrategia de marketing de contenidos debes evaluar los webinars como una herramienta para atraer a más potenciales clientes.
Ventajas de realizar webinars
Posicionas tu marca
Una persona que se registra a uno de tus webinars, escucha con atención lo que dicen tus expertos, ve las diapositivas del orador, toma nota de lo aprendido, participa activamente y aporta a la sesión, es una persona que se va a sentirse cercana a tu marca.
Interactúas directamente con la audiencia
Los webinars son una buena oportunidad de interactuar directamente con la audiencia. En este tipo de sesiones, escuchas las dudas, preguntas y problemas del cliente a viva voz. Esta información es clave en muchos aspectos.
El saber cuáles son los problemas que vive tu cliente te permite entender el mercado y tomar mejores decisiones de negocio.
Generas una lista de contactos para nutrir o prospectar
Al terminar tu webinar, tendrás una lista de contactos que marketing puede nutrir con más contenido, y que ventas puede usar para prospectar clientes.
A esta lista, la puedes invitar a webinars futuros, enviar artículos, videos, o novedades de tu empresa. Asimismo, ventas puede usar esta lista de contactos para llamarles o enviarles un correo para tratar de activar una oportunidad de venta.
Desventajas de realizar webinars
Toma mucho tiempo
Organizar un webinar es lento. Para llevar a cabo un webinar debes de buscar al orador correcto para dar la presentación, difundir el evento a través de distintos canales y preparar la charla con las personas involucradas. Todo esto consume mucho tiempo. Normalmente, mis equipos de trabajo pueden tardar hasta un mes completo para organizar un webinar.
Convocar gente es difícil
La tarea más difícil de un webinar es convocar gente. Debes de difundir tu webinar a través de todos tus canales disponibles. Mientras más gente te siga en tus redes y tu base de correos sea más grande, es más fácil asegurar un buen número de asistentes el día del evento. Pero si tienes pocos seguidores, y una base de datos pequeña, te va a ser más difícil asegurar una buena convocatoria.
En este sentido, yo no recomiendo a las marcas realizar webinars hasta que tengan una fuerte base de seguidores y contactos. Esto, al menos que estén dispuestos a realizar una fuerte inversión en publicidad pagada para promocionar su webinar.
No generas resultados inmediatos
En un mundo ideal, después de realizar una excelente presentación y finalizar tu webinar, hay un montón de gente solicitando información sobre tu producto o servicio. Sin embargo, eso no sucede en el mundo real. Lo normal después de terminar un webinar es que nadie te busque.
Lo mejor que puedes hacer para tratar de activar oportunidades de negocio con los asistentes del webinar, es contactándolos directamente a través de correo o teléfono. Al ya estar familiarizados con tu marca, es más probable que te acepten una reunión para presentarles tus servicios.
¿Cómo organizar un webinar?
A continuación voy a presentarte el proceso que sigue mi equipo de trabajo para organizar webinars.
- Seleccionar una plataforma de webinars. Una plataforma de webinars es un software que te permite crear, administrar y ejecutar tu webinar. Más adelante revisaremos algunas opciones de plataformas.
- Elegir tema. Debes de elegir un tema relacionado con el producto o servicio que vendes y que sea del interés de la audiencia.
- Elegir orador y anfitrión. El orador puede ser un experto de tu propio equipo, o puede ser un externo.
- Elegir fecha. Una vez seleccionada la fecha es muy difícil cambiarla. El mover la fecha de tu webinar solo confundirá a los asistentes e impactará tu asistencia. Además, tu marca se ve poco formal si cambias la fecha. Coordínate con los oradores y el anfitrión para seleccionar una fecha en la que todos estén disponibles y apartar la fecha en sus calendarios.
- Diseñar landing de registro. Debes de crear una página donde todos los interesados puedan registrarse al webinar. Esta landing debe de incluir el título y descripción de la charla, además de la fecha y oradores. El usuario, después de registrarse, debe de recibir un correo de confirmación y un evento para agregarlo a su calendario.
- Diseñar gráficos promocionales. Los gráficos promocionales son imágenes que puedes usar para compartir el webinar en tus canales de comunicación. Estos gráficos deben de incluir el título y fecha de la charla, así como el nombre y foto del orador u oradores.
- Difundir webinar por redes y correo electrónico. Para tener un webinar exitoso, debes de asegurar una buena convocatoria. Para esto, debes de difundir el evento con el mayor número de personas posibles. Aprovecha todos tus canales de comunicación, como redes sociales y correo, para que más personas se enteren del webinar.
- Realizar prueba técnica con speakers. Debes de agendar una reunión con el orador y el anfitrión para realizar una prueba técnica. En esta reunión, debes de comprobar que los panelistas puedan entrar al enlace del webinar, abrir su micrófono y cámara, presentar su pantalla, leer comentarios del chat y escuchar a los otros participantes. De esta forma reduces la posibilidad de fallas técnicas el día del webinar.
- Revisar ajustes y configuración de la plataforma. Asegúrate de que la configuración del webinar sea exactamente la que tú quieres. Algunas de estas configuraciones pueden incluir: que el chat esté abierto para todos los asistentes, que los registrados reciban un recordatorio por correo un día antes o una semana antes del webinar, o aplicar una encuesta a los asistentes una vez terminada la sesión. Las posibilidades de las configuraciones depende completamente de la plataforma de webinars que hayas seleccionado.
- Definir dinámica del webinar. Antes del webinar, los anfitriones y oradores deberán de haber definido la dinámica y tiempos de la charla. La dinámica más básica para un webinar es: anfitrión da la bienvenida y presenta a los oradores, los oradores presentan su tema, y los oradores responden las preguntas de la audiencia. Los oradores y anfitrión deben de tener un tiempo establecido para realizar su intervención y no consumirse el tiempo de alguno de sus compañeros.
- Ejecutar webinar. El día del evento deberás de ejecutar tu webinar de acuerdo con lo planeado previamente por tu equipo. El anfitrión tendrá que introducir a los participantes, gestionar el chat, comunicar las preguntas de los asistentes, despedir la charla y agradecer a los asistentes. El orador, o los oradores, deberán de realizar la presentación del tema, invitar a la audiencia a participar y responder las preguntas de los asistentes.
- Aplicar encuesta de satisfacción a asistentes. Inmediatamente después de terminar el webinar, es recomendable aplicar una encuesta de satisfacción a los asistentes. Pueden ser 2 preguntas simples: ¿Del 1 al 10 cómo calificarías este webinar? y ¿por qué asignas esta calificación?. Esta retroalimentación permite a los organizadores, anfitrión y oradores saber cómo fue su desempeño durante la sesión y qué deben mejorar en el futuro.
- Enviar grabación y presentaciones del webinar. Al terminar la sesión, lo primero que hay que hacer es enviar la grabación y presentación del webinar a los registrados. Esto es especialmente importante para aquellos que no tuvieron oportunidad de unirse a la sesión en vivo.
- Contactar a los registrados. Si quieres sacar provecho de la lista de contactos generada, yo recomiendo que contactes a cada uno de los registrados para saber si actualmente tienen alguna necesidad que tú puedas cubrir. Yo usualmente envío correos y hago llamadas a los asistentes para tratar de generar oportunidades de ventas. Lo cual usualmente funciona, porque los contactos ya están familiarizados con la marca.
Plataformas para hacer webinars
Una plataforma de webinars es un software que te permite crear, administrar y transmitir webinars. Existen decenas de plataformas para organizar tus propios eventos en línea. Yo, en esta ocasión, voy a presentarte tres plataformas que creo que son bastante utilizadas por las empresas.
Zoom webinars
Esta es mi opción favorita para realizar webinars. Zoom es una aplicación que la mayoría de los profesionales ya tienen instalada en su computadora, por lo que la gente está familiarizada con la plataforma y la saben usar sin ningún problema.
Además, es una herramienta muy fácil de usar a comparación de otras alternativas.
Zoom webinars te permite:
- Recibir hasta 100 asistentes (en su versión más básica).
- Crear un evento en el calendario de los registrados.
- Recibir comentarios de los asistentes a través de chat.
- Programar correos 1 día o 1 semana antes del evento.
- Generar encuestas y aplicarlas en vivo a la audiencia.
- Activar y desactivar el micrófono de un asistente para que aporte a la sesión.
- Grabar la sesión y compartirla después con los asistentes mediante un enlace.
Zoom webinars es una excelente plataforma si quieres crear y ejecutar un webinar
OBS Studio
OBS Studio es una plataforma de transmisión de video en vivo. En sentido estricto no es una plataforma para crear webinars, es una plataforma para solamente transmitir video en vivo.
Esta herramienta no te permite crear una landing de registro, recibir chats de los participantes, enviar un evento a los calendarios de los registrados o enviar recordatorios a los asistentes del webinar. OBS Studio solo te permite transmitir tu video en vivo a redes sociales como YouTube y Facebook.
Es una plataforma muy difícil de usar, pero ofrece muchas herramientas para transmitir video. A través de OBS Studio puedes:
- Poner banners, imágenes, videos, o textos por encima de la cámara del orador.
- Cambiar entre las cámaras de los oradores de forma manual
- Poner cortinillas entre secciones.
- Transmitir videos en pantalla completa.
- Grabar la transmisión en tu computadora.
Yo llegué a usar esta herramienta porque no tenía presupuesto para pagar Zoom Webinars y queríamos transmitir directamente a YouTube.
Stream Yard
Esta es una plataforma que yo en lo personal no he utilizado. Sin embargo, es muy utilizada por las empresas como plataforma para transmitir webinars.
Stream Yard es considerada una plataforma de webinars fácil de usar para los equipos de marketing. A través de esta herramienta puedes:
- Crear una landing de registro para recopilar los correos de los usuarios
- Transmitir webinars en YouTube y Facebook
- Insertar el webinar directamente en tu sitio web
- Interactuar con los asistentes a través de su chat en línea
- Grabar la sesión y compartir el video mediante un enlace
Errores al realizar webinar
No preparar bien el tema
El contenido principal de un webinar, es la presentación del orador. Si el orador no está preparado, está nervioso, presenta información errónea, no es claro ni organizado en su secuencia de ideas, inevitablemente va a perder a la audiencia. Y si el orador pierde a la audiencia, la gente se va a desconectar.
De aquí la importancia de seleccionar un orador comprometido con su presentación, y apoyarlo con consejos y guía de cómo dar una mejor charla.
No interactuar con la audiencia
Cuando yo soy el anfitrión de un webinar, trato de interactuar lo más posible con la audiencia. Inicio la sesión invitando a los asistentes a escribir comentarios en el chat, les pregunto de qué empresa y parte del país nos escriben.
Me detengo a leer los comentarios en voz alta y saludar a cada una de las personas que están participando en el chat.
Si el orador hace una pregunta a la audiencia, me sumo a la conversación, repito la pregunta a la audiencia, respondo la pregunta desde mi punto de vista, y cuando haya respuestas en comentarios, leo el nombre del participante y su comentario.
Esta interacción directa y cercana incentiva la participación de los asistentes. La audiencia se siente incluida e involucrada. Estos pequeños gestos son importantes para que el espectador se sienta conectado con tu marca.
Problemas técnicos con la plataforma
Más de una vez he participado en webinars, como organizador y asistente, en los que hay problemas técnicos.
Los problemas técnicos, como perder el audio, no ver lo que presenta el speaker o tener una transmisión entrecortada por problemas de internet, molestan al espectador.
Hacen que su experiencia sea menos agradable, y esta mala experiencia la asocian con tu marca. Por lo que es importante hacer todas las pruebas técnicas necesarias para reducir la posibilidad de un error.
No hablar sobre tu marca y sus soluciones
El objetivo final de un webinar es vender. Por lo tanto, en el transcurso del webinar debes de lanzar anuncios de tu marca a la audiencia. Como anfitrión de webinars, yo siempre hago un anuncio organizador al inicio y final de la sesión.